Auf der ersten Mitgliederversammlung von webXperts e. V. wurden die organisatorischen Grundlagen für die Zusammenarbeit im Verein und in den drei Usergroups FirstSpirit, OpenText und Ibexa beschlossen. Mit der Wahl des Vorstands auf Vereinsebene sowie klar definierten Zuständigkeiten zwischen Verein, Hauptausschuss und Usergroups schafft webXperts einen stabilen Rahmen für eigenständige Community-Arbeit bei gleichzeitiger strategischer Klammer. 

Auf Vereinsebene wurden Dirk Langenheim zum Vorstandsvorsitzenden, Ulrich Weiß zum stellvertretenden Vorstandsvorsitzenden und Andreas Gromadecki zum Vorstand Finanzen gewählt. Bis zur Wahl eigener Vertretungen in den Usergroups bilden sie gemeinsam den Hauptausschuss und übernehmen die übergreifende Koordination zwischen Verein, Usergroups und abteilungsübergreifenden Formaten. 

Die Mitgliederversammlung beschloss zudem die Gründung der drei Usergroups FirstSpirit, OpenText und Ibexa, die inhaltlich und organisatorisch eigenständig arbeiten. Sie verantworten ihre jeweiligen Themen, Formate, Veranstaltungen und die Community-Arbeit im Rahmen der Vereinsziele. Die offiziellen Vertretungen der Usergroups werden in eigenen Mitgliederversammlungen gewählt.

Übergangsweise begleiten Johannes Tappmeier und Sandro Osswald die FirstSpirit Usergroup, während Volker Richert und Andreas Pilz die OpenText Usergroup unterstützen, bis die jeweiligen Usergroup-Mitglieder ihre gewählten Vertretungen bestimmt haben. Für die Ibexa Usergroup wird die begleitende Struktur in den kommenden Wochen aufgebaut. 

Ergänzt wird die Arbeit der Usergroups durch abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen und Ausschüsse, unter anderem für die webXperts Conference, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit sowie die Entwicklung gemeinsamer Formate. Mit dieser Struktur setzt webXperts bewusst auf starke, eigenverantwortliche Usergroups und eine klare, koordinierende Rolle des Vereins.